Предпочтительно оформить эти слова как прямую речь (с использованием кавычек).
Запятая нужна.
Да, на согласование влияет официально-деловой стиль. В письменной деловой речи принята норма согласования с названием должности – генеральный директор, председатель правления и т. д. – безотносительно к полу.